WhatsApp'tan Randevu: Yapay Zekâ Randevularınızı Sizin Yerinize Nasıl Yönetir?
Müşterileriniz size zaten WhatsApp'tan yazıyor. Kendi numaranızdaki bir yapay zekâ asistanının nasıl yanıt verdiğini, randevu verip ertelediğini ve iptal ettiğini, bir insanın nerede devreye girdiğini anlatıyoruz.
"Size hangi saat uyar?" "Salı olur mu?" "Aslında çarşamba yapabilir miyiz?" Randevuyu WhatsApp'tan veriyorsanız bu konuşmayı bu hafta defalarca yaptınız.
Siz başka bir müşteriyleyken telefonunuz randevu talepleri, değişiklikler ve sorularla titrer. O kişilerin bir kısmı yanıtınızı beklemez.
Bu yazı, kendi WhatsApp numaranızdaki bir yapay zekâ asistanının bu yazışmayı nasıl devraldığını, neleri yapıp neleri yapamadığını ve Calendron'da nasıl kurulduğunu anlatıyor.
WhatsApp'ta Elle Randevu Vermenin Sorunu
Müşteriler WhatsApp'ı sever, çünkü herkesle zaten orada konuşurlar. Sizin için ise orada elle randevu vermenin bir bedeli vardır:
- Zaman: her randevu küçük bir yazışmadır; hafta boyunca birikir.
- Geç yanıt: siz meşgulken müşteri bekler; bazıları başka yerden randevu alır.
- Çifte randevu: her sohbetten sonra elle güncellenen takvimde hata yapmak kolaydır.
- Unutulan randevu: sohbette verilen randevunun, siz göndermedikçe hatırlatması yoktur.
- Bir tavan: müşteriniz arttıkça onlara yanıt verecek zamanınız azalır.
WhatsApp AI ile Randevu Nasıl Çalışır
Kendi WhatsApp Business numaranızı Calendron'a bağlarsınız. O andan sonra o numarada asistan yanıt verir:
- İlk mesaj: müşteri randevu istemek için yazar. Asistan yanıt verir ve çalışma saatleriniz içinden saat önerir.
- Sorular: hizmetlerinizle ilgili soruları, ona verdiğiniz bilgilere ve soru-cevap çiftlerine dayanarak yanıtlar.
- Uygunluk: asistan çalışma saatleriniz içinden saat önerir. Randevuyu vermeden önce saat, randevularınızla ve bağlı takviminizle karşılaştırılır; meşgulseniz randevu verilmez ve müşteriye en yakın boş saatler önerilir.
- Randevu: müşteri saati seçince asistan randevuyu oluşturur; onay ikinize de gider.
- Değişiklik: ertelemek ya da iptal etmek isteyen müşteri, yazdığı numaraya göre yaklaşan randevularıyla eşleştirilir ve asistan değişikliği yapar.
- Devir: müşteri bir insanla görüşmek istediğinde ya da istek asistanın yapabileceklerinin dışındaysa sohbet size devredilir ve size bildirim gelir.
Kalıp yanıtlı bir sohbet botundan farkı, sıradan cümleleri anlaması ve konuşmayı takip etmesidir; müşterinin bir menüden seçim yapması gerekmez.
Kazandırdıkları
- Siz çalışırken, uyurken ya da tatildeyken müşteri yanıt alır.
- İlk mesajla randevu arasında daha az talep kaybolur.
- Sohbette verilen randevu, linkinizden alınan randevularla aynı takvime düşer.
- Müşteri sevdiği sohbet deneyimini korur; siz aynı yanıtları yazmayı bırakırsınız.
- Her sohbeti görmeye devam eder, istediğiniz an devreye girersiniz.
Calendron'da Kurulum
WhatsApp AI, Pro ve üzeri planlarda kullanılır. Kendi WhatsApp Business numaranızla ve Calendron'un diğer yapay zekâ özellikleriyle ortak kullanılan aylık bir kotayla çalışır.
- Bir WhatsApp Business numaranız olsun. Asistan Calendron'un numarasından değil, sizin numaranızdan yanıt verir.
- Numaranızı Calendron'da Ayarlar › Entegrasyonlar altından bağlayın.
- Uygunluğunuzu ve hizmetlerinizi tanımlayın; meşgul saatlerin kapanması için takviminizi bağlayın.
- Asistana işinizi anlatın: kendi cümlelerinizle tarif edin; asistan bunu müşterilerin en çok sorduğu sorulara ve yanıtlarına dönüştürür, siz de düzenleyebilirsiniz.
- Randevu verip vermeyeceğini ve hangi hizmetler için vereceğini seçin. Randevu kapalıyken soruları yanıtlar, randevu taleplerini size devreder.
- Deneyin: başka bir telefondan numaranıza yazın; bir randevu, bir erteleme ve bir iptal deneyin.
Fiyatları gör: Pro'da neler var, görün. WhatsApp AI, WhatsApp ve SMS hatırlatması, web sitenize yerleştirme ve daha fazlası.
WhatsApp AI ve Diğer Randevu Yolları
Kendiniz Yanıtlamaya Göre
Kendiniz yanıtlamak, müşterinin yazdığı anda dikkatinizi ister. Asistan hemen yanıt verir ve aynı anda birden fazla sohbeti yürütür; hem de müşterinin zaten kullandığı sohbette.
Telefon Görüşmesine Göre
Telefon yaptığınız işi böler ve yalnız açabildiğinizde işe yarar. Sohbet ikinizi de bekletmez.
Randevu Linkine Göre
Saat seçmeye hazır müşteri için en kısa yol randevu linkidir ve her planda çalışır. Asistan ise mesajla sormayı tercih eden müşteri içindir. İkisini birlikte kullanabilirsiniz: asistan randevu sayfanızın linkini de gönderebilir.
Kalıp Yanıtlı Botlara Göre
Kalıp yanıtlı bot sabit adımları izler ve beklenmedik bir şeyde takılır. Yapay zekâ asistanı müşterinin gerçekten yazdığından yola çıkar.
İyi Uygulamalar
- Eksiksiz bilgi verin: hizmetler, süreler, adres, müşterinin yanında getirmesi gerekenler. Asistan yalnız ona söylediklerinizden yanıt verebilir.
- En sık sorulan soruları yanıtlarıyla yazın. Yanıtları iyileştirmenin en hızlı yolu budur.
- Neyin randevusunu verebileceğine karar verin. Bir hizmet önce sizin değerlendirmenizi gerektiriyorsa dışarıda bırakın; asistan o talepleri size devretsin.
- Değişikliği kolaylaştırın: müşteri gelmemek yerine sohbette erteleyebilsin ya da iptal edebilsin.
- Hatırlatmaları açık tutun. Pro ve üzeri planlarda Calendron müşteriye e-postanın yanında WhatsApp'tan ve SMS ile (Türkiye numaraları) hatırlatma gönderebilir.
- Sohbetleri düzenli okuyun. Müşterinin kafasının karıştığı yere bir yanıt ekleyin.
- Ulaşılabilir kalın: müşteri bir insanla görüşmek istediğinde ona kendiniz yanıt verin.
Yapmadıkları
- Ödeme ya da kapora almaz. Calendron randevu sırasında ödeme almaz.
- Takım hizmetlerinin randevusunu sohbette vermez: bu hizmetleri anlatır ve takım randevu sayfasının linkini gönderir.
- Aylık bir kota içinde çalışır; çok yoğun kullanımda kota ay bitmeden dolabilir.
- Sizin yerinizi tutmaz. Değerlendirme gerektiren talepler bir insana ulaşmalıdır; devir bunun için vardır.
Sade başlayın: bir iki hizmet için sorular ve randevular. Müşterilerinizin nasıl kullandığını gördükçe asistanın üstlendiği işi genişletin.
Ücretsiz başla: Randevu linkinizle başlayın. Ücretsiz plan bugün bir randevu sayfası verir; Pro'ya geçtiğinizde WhatsApp AI'yı eklersiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
WhatsApp AI hangi planda var?
Pro ve üzeri planlarda. Kendi WhatsApp Business numaranızda çalışır ve aylık bir yapay zekâ kotası kullanır. Ücretsiz planda yoktur.
Randevuyu erteleyip iptal edebiliyor mu?
Evet. Randevuyu aldığı numaradan yazan müşteri yaklaşan randevularıyla eşleştirilir; asistan hangi randevunun kastedildiğini teyit eder, sonra erteler ya da iptal eder.
Asistan yardımcı olamadığında ne olur?
Müşteri bir insanla görüşmek istediğinde ya da istek asistanın yapabileceklerinin dışında kaldığında sohbet size devredilir ve size bildirim gelir.
Takvimimle çalışıyor mu?
Evet. Çalışma saatleriniz içinden saat önerir; Google, Outlook ya da Apple takviminiz bağlıyken meşgul olduğunuz saate randevu verilmez, müşteriye en yakın boş saatler önerilir.
Ne söyleyeceğini ben belirleyebilir miyim?
Kullandığı soru ve yanıtları ekler ve düzenler, randevu verip vermeyeceğini ve hangi hizmetler için vereceğini seçersiniz. Yazım üslubu sabittir.
WhatsApp bağlantım nasıl saklanıyor?
WhatsApp bağlantı bilgileri şifreli saklanır. KVKK ve GDPR kapsamındaki haklarınız Gizlilik Politikası'nda yazılıdır.